Ruang Rapat merupakan salah satu yang paling penting untuk sebuah perusahaan maupun kantor karena ruang rapat adalah tempat berkumpulnya pegawai penting untuk merapatkan sesuatu. Tentunya desain ruang rapat yang nyaman dan menyenangkan sangatlah penting. Namun anda harus mempertimbangan beberapa hal dalam desain ruang rapat, beberapa hal yang harus di pertimbangan adalah ukuran ruang dengan kapasitas orang, alat elektronik dan tentu tersedianya alat komunikasi yang memudahkan komunikasi antar peserta rapat. Ruangan yang nyaman serta segala fasilitas diharapkan memudahkan peserta rapat sehingga rapat berlangsung dengan baik dengan hasil yang baik pula.

Meja

Pilih meja yang tepat,  yaitu meja yang terkesan demokratis sehingga semua peserta merasa setara derajatnya. Hal ini dikerenakan ruang rapat sebagai tempat tumpahnya ide-ide kreatif dan penyelesaian masalah sehingga jika satu sama lain merasa dalam derajat yang sama tidak akan ada keseganan dalam mengeluarkan pendapat. Pilihlah meja dalam bentuk oval maupun bundar.

Warna

Sementara untuk dinding ruang rapat, sebaiknya menggunakan palet warna yang dapat meningkatkan mood dan semangat untuk berpikir, serta dapat berpengaruh pada reaksi dan emosi setiap orang yang berada dalam ruangan. Jika ruang rapat berukuran kecil, maka applikasikan warna terang agar memberikan kesan tidak sempit. Melansir laman Decodir, Rabu (15/2/2012), furniture atau perabotan dalam ruang rapat juga harus disesuaikan dengan ukuran dan konsep ruangan. Pencahayaan yang baik, sangat penting pada ruang rapat, selain sebagai penerangan juga dapat disesuaikan untuk persentasi karya atau ide Anda.

Audio Visual

Audio visual harus di desain sedemikian rupa, yang harus diperhatikan antara lain:

• Infrastruktur IT harus ada selain itu koneksi wireless juga harus tetap terhubung pada ruang rapat ini. Pastikan jaringan telepon selular juga dapat terjangkau di ruang rapat ini sehingga peserta rapat tetap bisa terhubung dengan orang lain.
• Display minimum dapat menampilkan gambar dengan resolusi 1920×1080. Ketika gambar dapat dimunculkan maka bentuk data office lainnya pun dapat terbaca dengan jelas.
• Presentasi dapat dilakukan dalam segala bentuk signal output dari laptop seperti vga dengan audio, hdmi, Pastikan alat ini ada di depan semua peserta rapat sehingga memudahkan untuk berpresentasi.
• Tersedianya peralatan audio conference, terdapat lampu indikator pada michrophone sehingga dapat diketahui siapa yang sedang berbicara dan pastikan suara terdengar jelas oleh semua peserta rapat.
• Sistem video conferencing, sistem ini hendaknya diletakkan pada posisi yang sejajar sudut pandang mata sehingga mengesankan interaksi secara langsung berhadapan.
• Lighting pada ruang rapat tentu sangat dibutuhkan guna untuk penerangan yang bagus. Sesuaikan terangnya lampu dengan warna. Lighting yang mengarah di belakang peserta rapat tidak lebih terang dengan yang menyorot peserta rapat dari depan. Disarankan anda menggunakan Crestron touchpanel control system.

Perlengkapan kecil lainnya

Over head projector, papan tulis, rak buku sebagai pustaka kecil penghias ruangan.

Desain ruang rapat yang nyaman dapat melancarkan berjalannya rapat sehingga peserta dapat menumpahkan ide-ide kreatif. Selain itu dapat menimbulkan citra positif kantor kita di mata perusahaan lain atau rekan kerja kita saat menjalankan rapat di kantor kita. Tentunya anda tidak ingin rekan kerja anda kecewa akan ketidaknyamanan ruang rapat anda kan? kondisi dan suasana ruang rapat sangatlah penting, oleh karena itu, buatlah kondisi dan suasana rapat senyaman mungkin sehingga peserta merasa nyaman.